o lectură de ~ 5min
5 min - e mult sau puțin

adaugã:

2018-06-25 by Alina Andriuță

Continuăm cu descrierea în detalii a tot ce presupune jobul directorului de vânzări, astfel încât persoana care va ocupa această funcție în cadrul companiei tale să poată munci eficient și compania să simtă rezultatele în forma unor vânzări mai bune și mai multe.

Una dintre funcțiile pe care ar trebui să le îndeplinească un director de vânzări este petrecerea ședințelor cu managerii de vânzări în mod regulat. Mai exact – zilnic. Întâlnirile dintre directorul de vânzări și managerii de vânzări au mai multe roluri, printre care:

  • Controlul îndeplinirii planului de vânzări
  • Stabilirea de noi targeturi și ajustarea celor vechi
  • Motivarea echipei
  • Stabilirea strategiei de vânzare ulterioare

Totuși, cel mai important aspect în cadrul acestor ședințe îl joacă, indubitabil, exercitarea controlului asupra îndeplinirii planului de vânzări și anume pe acest aspect ne vom concentra în articol.

Scopul fiecărei întâlniri cu vânzătorii poate fi rezumat într-un singur cuvânt – Feedback. Directorul de vânzări trebuie să primească cât mai mult feedback din partea managerilor de vânzări, să identifice problemele existente și să ofere soluții.

Pentru ca aceste ședințe să fie cât mai eficiente, țineți cont de următoarele recomandări:

1. Ședințele nu trebuie confundate cu „ieșirile la o bere” cu prietenii. Ele trebuie petrecute operativ, iar subiectele propuse – discutate strict la temă.

2.     Ședințele trebuie petrecute împreună cu toți vânzătorii. Oamenii lucrează mai bine, atunci când cei din jurul lui sunt la curent cu succesele și eșecurile proprii. Acest fapt îi stimulează spre acțiuni și rezultate.

3.     Ședințele trebuie să aibă loc 1 dată pe zi, iar managerii de vânzări trebuie să mai fie convocați la scurte întâlniri ad-hoc, pentru a discuta punctele de control. Acestea din urmă sunt foarte utile în situații mai complexe, cum ar fi atunci când un client nu achită serviciile / produsele din cauză unei probleme absenței contabilului. Directorul de vânzări este cel care reacționează în asemenea cazuri și sugerează ca vânzătorul să afle cine îndeplinește funcția de contabil, în timpul absenței sale. Sau ar mai fi și momentul când un client nu răspunde la telefon – directorul vine cu un sfat evident, dar scăpat din vedere adesea de vânzători: de a contacta clientul prin alte căi de comunicare – rețele sociale, email, etc. Atunci când acțiunile vânzătorului sunt coordonate și ajustate de câteva ori pe zi, în funcție de noile circumstanțe apărute, rezultatele sunt mult mai bune decât atunci când aceste întâlniri și ajustările respective nu au loc deloc.

4.     Fiecare ședință trebuie să includă o analiză a modului în care au fost executate task-urile de la ședința anterioară. Dacă una sau mai multe dintre sarcinile puse nu au fost îndeplinite, este nevoie de analizat minuțios cauzele neexecutării: sunt acestea de ordin subiectiv sau obiectiv, etc.

5.     În cadrul ședinței, este necesar de:

  • Verificat gradul de îndeplinire a planului de vânzări
  • Coordonat următorii pași
  • Lucrat asupra erorilor comise
  • Planificat acțiunile pentru ziua de muncă care urmează

6.     Stabilește un scenariu fix pentru ședințe, în cadrul căreia vei discuta împreună cu echipa:

  • Rezultatele zilei de ieri – per angajat în parte și per departament în general
  • Planul pentru ziua de azi
  • Ce este de făcut pentru a repeta succesul sau a evita insuccesul zilei precedente
  • Totalurile pe diferiți indicatori și raportarea lor la planul lunar de vânzări

7.     Notează tot ce spun vânzătorii, inclusiv:

  • Când și cât are de plătit fiecare client
  • Numărul total de apeluri efectuate
  • Ce întâlniri au fost stabilite și câte dintre ele au avut loc deja
  • La ce etapă sunt negocierele per diferite tranzacții

Recomand la fiecare ședință să ții la tine notițele de la ședința precedentă pentru a avea o imagine clară asupra progresului zilnic. Pe lângă evaluarea progresului, scrierea celor mai importante momente pe hârtie mai are și alte efecte, cum ar fi:

  • Angajații sunt mai motivați să execute task-urile primite atunci când știe că superiorul său le are notate pe hârtie, decât atunci când aceste taskuri sunt stabilite doar în formă verbală
  • Dacă directorul de vânzări a făcut careva promisiuni verbal, dar nu s-a ținut de cuvânt, se va simți cel puțin prost în fața managerilor de vânzări. Avându-le, însă, notate aceste promisiuni, șansele ca să le îndeplinească cresc considerabil.

8.     Cifrele iubesc vizualizarea. Toate cifrele incluse în planul de vânzări trebuie scrise pe un suport vizibil tuturor celor prezenți la întâlnire, de exemplu pe un flip-chart. Astfel, toți vânzătorii văd o imagine clară a vânzărilor, înțeleg rolul lor în acele numere, pot compara rezultatele proprii cu cele ale colegilor și primesc o motivare în plus pentru a-și îmbunătăți performanțele.

9.     Toate concluziile ședinței trebuie expediate managerilor de vânzare. Fie că o faci prin email sau oferi copii ale notițelor tale pe hârtie, faptul că fiecare dintre cei prezenți vor avea informația primită la ședință și după terminarea acesteia este un instrument de control în plus pentru a te asigura că cele discutate vor fi și implementate de către colegii tăi.

Cât de des trebuie petrecute ședințele?

Ședințele au  loc în formate diferite și cu o periodicitate diferită. Recomandarea mea este să aveți 3 tipuri de ședințe:

1.     Ședințe săptămânale cu durata de 1 oră

Scopul acestor ședințe este de a verifica rezultatele săptămânale și de a ajusta planul săptămânal la aceste rezultate. La ședințele săptămânale, directorul de vânzări:

  • Analizează greșelile comise și dă recomandări vânzătorilor pentru a evita aceste greșeli în săptămâna ce urmează
  • Stabilește un plan săptămânal per plățile programate și task-urile per clienți.
  • Analizează performanțele managerilor de vânzări în comparație unul cu altul.
  • Analizează pâlnia de vânzări per sunete și dă recomandări.
  • Planifică instruirea ulterioară a managerilor de vânzări.

2.     Ședințe zilnice cu durata de 30 de minute

Aceste ședințe au avantajul de a controla procesul de vânzare și de a influiența asupra procentului de conversie. Scopul lor este verificarea rezultatelor din ziua precedentă și stabilirea unui plan pentru ziua nouă. Directorul de vânzări trebuie să acopere următoarele momente în cadrul ședințelor zilnice:

  • Controlul și stabilirea unui plan de vânzări per fiecare manager în parte și per departament – în general
  • Analizarea rezultatelor zilei trecute per vânzător și departament
  • Analizarea cauzelor care au dus la succes sau insucces
  • Analizarea indicatorilor de eficacitate
  • În cazul tranzacțiilor de durată, se va analiza mersul acestora și se vor ajusta etapele la status-quo.

3.     Întâlniri scurte de 5 minute – de 3 ori pe zi

Recomand aceste ședințe să aibă loc la fiecare 3 ore în timpul zilei de muncă, pentru a identifica potențiale rezultate negative și a ajusta în mod operativ strategia de vânzare la circumstanțele existente. Acest tip de întâlniri ajută la controlul executării task-urilor per client, readucând aminte fiecărui manager de vânzări despre sarcinile proprii și necesitatea îndeplinirii lor.

Optimal ar fi de organizat aceste întâlniri scurte la orele 11.00, 14.00 și 16.00. Anume aceste ore oferă posibilitatea de a ajusta la timp tacticile de vânzări și negocieri.

Implementează aceste 3 tipuri de ședințe în compania ta și te asigur că vei vedea rezultate palpabile chiar din prima săptămână.

adaugã: